Walter Vannini , 26/06/2015 15:27
La notizia (anche con più dettagli) è che il Comune di Pesaro ha deciso di adottare Office365 di Microsoft, abbando OpenOffice che era in uso dal 2011. Non dubito che sia una eccellente operazione commerciale per Microsoft. Ho qualche dubbio che l'operazione sia vantaggiosa per il Comune.

Cosa c'è, davvero, che non va

Mi sembra il solito tentativo di "digitalizzare l'esistente": c'è un problema (l'efficienza della PA) e lo si vuole spalmandogli sopra uno strato di tecnologia. Ma la tecnologia non risolve i problemi, li sposta. Se poi crediamo che l'efficienza della PA dipenda dal tempo che il singolo dipendente impiega a svolgere la sua mansione, siamo sulla strada sbagliata. Rivolgersi alla tecnologia senza un radicale ridisegno dei processi interni (il che significa ridurre il numero degli addetti e dei dirigenti necessari) è perfettamente inutile. L'efficienza della PA dipende dalle procedure e dalle competenze dei dipendenti nell'uso delle tecnologie informatiche. Le procedure sono farraginose per due motivi:

1. giustificare un organico che verrebbe ridotto da procedure più razionali
2. concedere a chiunque sia coinvolto nella procedura il potere di "sveltirla" o rallentarla a piacere

e storicamente la PA ha sempre messo la formazione informatica in fondo alla lista delle priorità e in cima a quella dei costi da "contenere". Il risultato sono migliaia di persone che "usano il computer" nel senso che sanno su quali bottoni fare clic, ma non sanno realmente impaginare un documento, o usare un foglio di calcolo (che infatti credono essere un database) Pensare che il cambio di software di videoscrittura o di fogli di calcolo possa "in definitiva ottimizzare i processi", come riporta il Resto del Carlino, è folle. In un virgolettato, lo stesso Sindaco afferma: Microsoft "Office 365 ci permette di rinnovare i nostri processi". Forse sì, forse no. Di sicuro non è una conseuenza logica.

Cosa ci raccontano

Le ragioni che vengono addotte per l'operazione sono le solite di questi casi: contro OpenOffice:

• costi (una tantum) inattesi di supporto IT, implementazione e formazione per OpenOffice per €300.000
• perdita di produttività e lentezza dell'implementazione

pro Office365:

• integrare funzionalità aggiuntive di comunicazione integrata con Microsoft Unified Communications & Collaboration (condivisione di documenti, riunioni "virtuali")
• riduzione dei costi telefonici e di trasferta
• possibilità di "in linea con il profilo dell’utente epagare per utente in base all’utilizzo"
• "significativo" aumento della produttività.

Lasciamo perdere i discorsi sulla produttività, che sono puro "commercialese". Stiamo parlando di documenti e fogli di calcolo, non di modellazione 3D di flussi aerodinamici. La differenza di produttività in documenti e fogli di calcolo è tutta imputabile al livello di formazione della persona. Una persona più formata con la suite X è più produttiva di una meno formata con la suite Y, quali che siano X e Y. Inoltre, la nostra PA brilla per l'assenza di parametri di valutazione quantitativi, o per la loro adozione ex post quindi qualsiasi discorso sulla produttività si riduce a pura impressione personale della persona intervistata. E un buon intervistatore commerciale sa ottenere da una persona la risposta che vuole. Veniamo quindi ai fatti. Se la stampa riporta il vero, il Comune di Pesaro ci dice di avere affrontato spese una tantum inattese di €300.000 passando da Microsoft Office a OpenOffice. Diamola per buona. Pesaro ci sta quindi dicendo che il passaggio da una piattaforma all'altra è stato fatto senza valutarne i costi, o valutandoli erroneamente. Oppure l'italiano è un'opinione. Poi: si parla di "riunioni virtuali", di "condivisione di documenti", di "utilizzo su più dispositivi". Nessuna di queste cose di per sé porta a una maggiore efficienza: il problema delle riunioni è la loro inutilità, non la trasferta. Riunioni senza agenda, senza obiettivi tangibili, senza una durata prefissata servono solo a far pavoneggiare il dirigente di turno mentre i dipendenti non vedono l'ora di poter tornare a lavorare.

Caro Sindaco, qualche domanda

1. In quale modo sono stati calcolati i costi? Si possono vedere i conti?
2. Se il Comune ha avuto 300mila Euro di spese "inattese" passando a OpenOffice, dov'è la denuncia per danno erariale per i dirigenti che a suo tempo hanno avallato l'operazione?
3. Se questi costi erano una tantum, ora che sono stati sopportati avremo personale formato con OpenOffice. Da dove nasce l'esigenza di cambiare di nuovo?
4. Il Comune si aspetta di "rinnovare i processi". Dove sono il piano e il budget per l'analisi e la revisione dei processi?
5. Dov'è il nuovo budget per la formazione? (O si vuol fare intendere che l'impiegato comunale nasce con la competenza Microsoft nel proprio DNA?)
6. Dove sono i KPI con cui misurare la produttività dei servizi e dei dipendenti comunali?
7. Quali sono i vincoli di servizio (SLA) che il Comune ha imposto a Microsoft per la conservazione e la reperibilità dei dati?
8. Quali livelli di sicurezza sono garantiti?
9. Quali controlli di accesso?
10. Quali tutele per la privacy? Quali garanzie che soggetti non autorizzati possano accedere ai dati?
11. Dov'è il piano di audit con cui il Comune verificherà periodicamente le prestazioni del fornitore? È stato predisposto?
12. I dati comunali sono soggetti a obblighi di conservazione, in alcuni casi indefinita nel tempo (ad es. l'anagrafe). Come si concilia la conservazione illimitata con l'adozione di un formato proprietario dei documenti? Quali garanzie sono state pretese perché tra, diciamo, 15 anni i dati siano ancora leggibili senza oneri aggiuntivi per l'Amministrazione?
13. In quale modo questa operazione favorirà l'adozione di metodiche open data da parte del Comune (quelle sì, alla base di una smart city)?

Smart o dumb?

Sia Microsoft che il Sindaco spendono volentieri l'etichetta di "smart city" per questa operazione. Ma non sono le tecnologie a rendere smart una città. Al contrario, una città diventa smart quando amministrazione e cittadini collaborano in modo intelligente, ciascuno con le tecnologie che ha già (questa è una parafrasi di quello che Michele Vianello va predicando da tempo, e che curiosamente non fa grande notizia perché... non permette grandi vendite). Per ora fermiamoci qui. Nei prossimi giorni avremo di sicuro altri dettagli. Ho l'impressione che le domande aumenteranno.